Ultima atualização em 30 de Outubro de 2023 às 13:28
A essência do fluxo dos processos será a mesma dos processos físicos, no entanto, estes serão compostos integralmente de documentos eletrônicos/digitais. Para isto, será utilizado o Sistema Integrado de Patrimônio, Administração e Contratos (Sipac). Este sistema é uma ferramenta que permite, através do módulo protocolo, a criação de qualquer tipo de documento de forma totalmente eletrônica, inclusive sua assinatura.
Para abrir um processo você deverá executar os seguintes passos:
Passo 1: Reunir todos os documentos necessários a sua solicitação em formato digital, preferencialmente em PDF.
Dica:
Neste link, você poderá ter acesso a alguns requerimentos que podem ser editados dinamicamente em seu computador. Preencha o formulário desejado e o salve em uma pasta para melhor organizar sua demanda. Caso seja necessário escanear algum documento, você poderá utilizar o app camScam disponível para sistema Android na Play Store (veja como aqui);
Passo 2: Encaminhar os documentos via e-mail institucional para a secretaria de sua unidade de lotação.
Passo 3: A unidade deve receber o e-mail, fazer as análises necessárias e, caso não encontre nenhuma pendência, o Promotor de Processo Eletrônico deve proceder com a abertura do processo. Incorporando aos autos o DUAP (Documento Único de Abertura Processual) e demais documentos enviados pelo servidor, inclusive o corpo do e-mail em pdf. Esta etapa permitirá a ciência/autorização de sua chefia imediata.
Passo 4: Executar a primeira movimentação ao setor competente.
Observação:
Os servidores e as unidades devem utilizar preferencialmente, o e-mail institucional para comunicação. Isso garantirá a autenticidade das solicitações, uma vez que apenas os servidores devem ter acesso a seu e-mail institucional e este está cadastrado e associado a casa usuário na base de dados desta universidade.
